기업에서 효과적인 커뮤니케이션은 굳이 강조할 필요가 없을 정도로 중요합니다. 하지만 한 공간에서 얼굴을 보며 일하지 않는 자택근무는 명확하게 의사소통하는 것이 더욱 중요합니다.
리모트 워크 기업에서는 비동기식 커뮤니케이션(실시간으로 소통하지 않고 메시지를 보낼 때 상대방이 즉각 대답하지 않는 것을 전제로 하는 의사소통 방식)을 기본으로 하고 공개적인 채널을 통해 커뮤니케이션함으로써 최대한 개방적이고 투명한 상태를 유지할 수 있습니다.
오늘은 원격근무 기업에서 업무 효율성을 높이기 위해 고려해야 할 커뮤니케이션 전략, 즉, 텍스트 기반으로 소통하는 방법을 소개합니다.
자택근무할 때 필요한 효과적인 의사소통 지침
자택근무는 대부분 문자 형태의 메시지나 채팅, 이메일을 중심으로 소통한다는 점에서 일반 사무실 근무 환경에서의 의사소통 방식이 크게 다릅니다. 특히 직원들의 업무 시간이 동일하지 않다면 문자 기반의 의사소통이 이상적입니다.
클라이언트에게 정중한 이메일을 보내는 것과 달리 동료 및 상사와의 주요 소통 방식이 실시간 대화에서 비동기식 텍스트 형태로 달라진다면 고려하고 서로 약속으로 삼아야 할 것들이 있습니다.
- 긍정적인 의도를 가지고 소통합니다.
- 모니터를 통해 대화하지만 실제로는 사람과 이야기하고 있음을 항상 염두에 둡니다.
- 나의 의견을 전달할 때 명확하고 사려깊게 표현합니다.
- 비동기식 의사소통이 기본이라고 하더라도 줌이나 구글미트를 통한 1:1 미팅이 필요합니다.
텍스트 중심의 커뮤니케이션이 필요한 이유
자택근무에서 왜 텍스트 중심의 커뮤니케이션이 필수적이라고 할까요? 기본적으로 모든 것을 문서화하는 기업 문화를 만드는 데도 도움이 되지만, 직원들을 배려하고 포용하는 업무 문화를 만드는 역할도 하기 때문입니다.
직접 말로 전달하는 방식에서는 같은 말을 반복하게 하고, 그 자리에 있지 않은 사람은 관련 내용을 얻을 수 있는 기회에서 제외되는 등의 문제가 생길 수 있는 반면, 모든 것이 글자 형태로 기록에 남고 모두가 볼 수 있는 곳에 공유가 되는 업무 환경에서는 불필요한 회의와 구성원 간의 지식 편차를 줄이고, 투명성을 늘려줍니다.
이렇게 실시간으로 소통하지 않기 때문에 대화 중에 불필요한 말을 더하거나 말실수를 하는 경우가 줄어들고 하나의 안건에 대해 보다 신중하게 생각할 수 있게 됩니다. 그리고 문서화하는 과정에서 자연스럽게 생각의 흐름을 보여주기 위해 구조화하는 업무 습관도 키울 수 있습니다.
조금 더 장기적인 관점에서 보면 문서화를 통해서 프로젝트 중간에 합류한 직원도 그 전에 어떤 내용으로 의사 결정이 이루어졌는지 배경을 이해할 수 있습니다.
텍스트로 원활한 의사소통을 할 수 있는 방법
- 가능하면 이메일보다는 슬랙과 같은 비동기식 채널을 활용합니다.
- 누구나 이해하기 쉽게 간결하고 짧은 문장으로 소통합니다.
- 1:1 메시지나 비공개 채널보다는 공개된 채널에서 이야기합니다. 부서별, 프로젝트별로 채널을 만들어 활용합니다.
- 상대방이 바로 응답하지 않을 것이라는 것을 늘 염두에 둡니다. 특히 예정된 근무 시간 외에는 메시지에 응답할 것이라고 기대하지 않습니다.
이러한 커뮤니케이션 방식은 각자의 시간에 최적화된 성과를 낼 수 있게 하며, 실시간 대응의 압박 없이 업무에 집중할 수 있게 합니다. 따라서, 원활한 자택근무를 위해선 텍스트 기반의 비동기식 의사소통을 적극적으로 활용하고, 이를 통해 업무 효율성을 높이는 것이 중요합니다. 서로의 업무 스타일을 이해하고 존중함으로써, 효과적인 커뮤니케이션을 시도해보세요.
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