리모트 워커를 위한 To-Do List 활용법

평소에 운동을 중요하지 않게 생각하는 사람은 거의 없다. 그런데 오늘 해야 하는 일이 급한 나머지 운동을 미룰 수 있을 때까지 미루고 또 미룬다. 그러다 건강을 잃고 나서야 운동의 필요성을 느낀다. 운동처럼 대부분의 중요한 일도 그렇다. 중요한 일은 당장 해봤자 티가 잘 나지 않고 시간도 많이 소요된다. 그래서 미루기도 쉽다. ‘시간 나면 해야지‘, ‘여유 생기면 해야지’ 미룰 때마다 새로운 다짐을 이어간다.

시간이 나면 여유가 생기면 그때는 꼭 해야지. 정작 시간이 생기고 여유가 있어도 휴식을 취하거나 다른 급한 일을 처리할 확률이 높지, 미뤄두었던 중요한 일에 시간을 할애하기는 어렵다. 중요한 일을 제때 하기 위해서는 우리에게 투두리스트(할 일 목록)가 필요하다. 눈에 보이지 않는 일은 머릿속을 복잡하게 만들고 우선 순위대로 일을 처리하기 쉽지 않다. 투두리스트가 관리되지 않으면 중요한 일보다는 언제나 급한 일 위주로 먼저 처리하게 된다. 문제는 중요한 일도 시간이 지나면 급한 일이 된다는 것이다.

그것도 아주 급한 일이 된다. 리모트 워커는 성공적인 리모트 워크를 위해서는 투두리스트 관리를 통해 일과 삶 사이에서 균형을 맞출 줄 알아야 한다. 지금 하고 있는 일, 앞으로 해야하는 일을 머릿 속으로만 계산하면서 일을 처리하는 대신 모두 눈에 보이는 투두리스트에 관리해보자.

오늘 처리해야 할 급한 일 사이사이에 중요한 일을 넣기 위해서는 투두리스트 관리는 필수다. 투두리스트를 관리할 때는 우선순위가 필요하다. 우선순위가 없다면 늘 급한 일에만 쫓겨 결국 넘어지고 만다. 모든 일은 우선순위에 따라 태그가 붙어야 한다. 투두리스트를 통해 업무를 우선순위에 맞게 처리할 수 있도록 도움이 되는 태그를 소개한다.

Inbox

Inbox는 메일함에서 받은 편지함을 뜻한다. 할 일이 생기면 Inbox에 보관한다. 자주 오는 메일이 있으면 이름이나 제목 등으로 규칙을 설정하듯이, 할 일 또한 반복될 경우 별도로 관리해주면 된다. 그러나 그전까지는 Inbox에서 관리한다.

Today

매일 아침 업무 시작 전 Today를 통해 처리할 업무량을 확인한다. Today는 오늘 날짜로 정해놓은 업무와 매일 아침 업무 시작 전, 다른 태그(특히 Inbox, Someday)를 살펴보고 오늘 처리할 일을 배정한다.

Tomorrow

오늘 처리할 정도로 급하진 않으나 빠른 시일 내에 처리할 일을 뜻한다. Today에서 처리하지 못해 남은 업무들도 Tomorrow에 옮긴다. 동료에게 요청하고 회신이 오늘 내로 오지 않는 경우도 이곳에 속한다.

Someday

기한이 정해지지 않은 일이 보관된다. Today, Tomorrow에 속한 급한 일이 모두 처리되었거나 남은 일이 진행하기 어려운 경우 Someday에 있는 일을 처리한다. 마감은 공적인 마감과 사적인 마감 두 종류가 있다. 공적인 마감은 외부에서 마감일을 정해준 일이다. 회사, 상사, 클라이언트 등 다른 사람들이 될 수 있다. 반대로 사적인 마감은 스스로 정한 마감일이다. 만약 상사가 시킨 일이 금요일까지 끝내야 하는 일이라면 금요일은 공적인 마감일이 되고, 수요일까지 끝내야겠다고 스스로 마음을 먹으면 그건 사적인 마감일이 된다.

자주 보는 달력이나 캘린더 앱에는 공적인 마감일을 적어둔다면 투두리스트는 사적인 마감일 중심으로 일정을 처리한다.

수요일을 마감으로 보고 일을 처리하되 중간에 급하게 처리해야 할 일이 있거나 갑자기 아파서 일을 하지 못할 경우 여유 시간인 이틀 내에서 처리할 수 있다. 항상 현재 관점에서만 모든 일을 섣불리 판단하면 안 된다. 혼자 모든 일을 처리하지 않는 한 일은 언제 어디서 어떤 방식으로 올지 모르기 때문이다. 그래서 지금 손에 잡히는 일을 기한에 맞춰 타이트하게 처리하기보다 다른 일이 치고 오더라도 무리하지 않고 끝낼 수 있는 기간 정도의 여유를 가지고 임해야 한다.

마감은 스트레스다. 스트레스를 좋아하는 사람은 없지만, 자신의 생산성을 끌어올리기 위해 스트레스를 활용하는 사람들은 많다. 내가 스스로 설정한 사적인 마감일이 나를 옭아매는 스트레스가 될 수도 있지만 반대로 급한 일이 몰려왔을 때 나를 지켜주는 수호천사가 되기도 한다.

위에서 소개한 투두리스트와 사적인 마감일만 잘 활용할 줄 알아도 업무 생산성은 좋아진다. 시중에는 Microsoft To Do, Things 3, Todoist 등 좋은 투두리스트 앱이 많다. 오늘부터 항상 가지고 다니는 노트 또는 스마트폰에 설치되어 있는 투두리스트 앱을 통해 머릿속에 둥둥 떠다니는 온갖 할 일을 정리하고 중요한 일도 챙길 줄 아는 사람이 되어보자.

리모트 워커를 위한 To-Do List 활용법

이 글은 브런치 서용마 작가님이 작성해주신 글입니다.