인사담당자 입장에서, 리모트 워크를 전부이든 일부이든 조직의 근무 형태로 운영하고자 한다면 근무와 관련된 제도들을 어떻게 설정해야 하는지가 우선 과제일 것입니다.
세부적으로 들어가면 고려하고 설정해야 할 일들이 많지만, 다음 7가지 기본 사항만 잘 챙겨도 리모트 워크 운영에 있어 큰 공백은 없을 것입니다.

리모트 워크 근무제도 설정하기 – 체크 포인트 7

1. 근무시간
근무시간을 설정한다는 것은 업무를 시작하는 시간과 종료하는 시간을 어떻게 설정하는지에 대한 문제이고, 얼마나 자율성을 부여하는지에 따라 다르게 정할 수 있습니다.
리모트 워크로 근무 장소만 다를 뿐 기존 근무처럼 09시부터 18시까지 시업과 종업 시간을 정할 수도 있고, 1일 8시간의 근무 시간만 정하고 시업과 종업은 자율로 할 수도 있으며, 근무시간에 대한 별도의 설정 없이 완전 자율적인 운영도 가능합니다.

2. 휴게시간
휴게시간은 근무시간의 운영과 연결되는 문제입니다.
시업과 종업시간이 명확하게 정해져 있는 경우, 점심 휴게시간도 12시~13시로 정하는 것이 효율적일 수 있습니다.
반면, 1일 8시간 근무에 따라 중간 1시간의 휴게만 정하거나, 완전 자율적인 근무에서는 휴게시간을 법적인 기준에 따라 이용하도록 권장하는 것이 바람직합니다.

3. 근태관리
리모트 워크 환경에서의 근태관리도 다양한 방법으로 설정할 수 있습니다. 물론 근무시간의 자율성 정도와 적합성을 고려해야 합니다.

업무를 시작하면서 당일 업무 계획을 보고하고 종료하면서 실행 내용을 보고하는 방식, 업무 시작과 종료에 대한 체크만 하는 방법 또는 별도의 관리 없이 개인의 자율에 따르게 하는 방식 등을 선택합니다.
운영 방법도 다양하게 선택할 수 있습니다. 매일 화상회의를 진행하거나, 간단한 텍스팅 대화, 근태 관리 시스템을 통한 체크, 기본적인 기준만을 설정하고 관리하지 않는 방법 등이 있습니다.

4. 연장근무 외
연장, 야간, 휴일근무는 주52시간 관리 및 수당 발생 등과 연결되는 문제이기 때문에 필수적으로 관리가 필요한 부분입니다.
리모트 워크라는 환경적 특성과 관리의 효율을 감안하여 원칙을 설정하고 절차를 관리하는 방법이 필요합니다.

예를 들어, 자율적 근무 방식을 선택한 경우, 시간외 근로 등은 원칙적으로 불가하고 개인이 소정근무시간을 넘지 않도록 관리하는 것을 기본 원칙으로 합니다. 예외적으로 불가피한 경우에만 별도 승인 절차를 거쳐 근무한 것으로 인정하고, 회사 절차에 의해 승인된 시간외근로 등에 대해서는 회사가 관리하고 수당 등을 지급할 수 있습니다.

5. 연차유급휴가
리모트 워크 환경에서 연차휴가의 관리 포인트는 ‘공유를 통한 업무 공백의 최소화’입니다.

기존 근무 형태에서는 누가 휴가인지, 어떤 업무 공백이 생기고 누가 어떻게 대응할지가 자연스럽게 이루어지지만, 리모트 워크에서는 놓치는 경우가 발생할 수 있습니다. 따라서, 휴가 사용 시 업무 관련자들에게 정보가 공유되고 필요한 사항들이 잘 정리될 수 있도록 기준과 절차를 마련하는 것이 중요합니다.

6. 근무이탈
근무 이탈이나 태만에 대한 이슈나 우려가 발생하기도 합니다.
신뢰를 구축하는 것도 중요하지만 회사가 명확한 기준과 가이드를 마련하는 것은 리모트 워크를 하는 직원으로 하여금 불필요한 갈등을 없애고 심리적 안정감을 높여줄 수도 있습니다. 또한 이것은 커뮤니케이션 기준을 정하는 것과 관련되며 근무방식의 자율성을 고려할 필요가 있습니다.

예를 들어, 지정된 업무시간에는 실시간 커뮤니케이션이 가능하도록 근무하는 것을 원칙으로 하고, 30분 이상 이석하거나 응답이 불가능한 경우에는 보고 또는 사실을 공유하도록 합니다. 이런 경우, 근무에서 이탈한 시간을 근무시간에 연동할 수도 있고, 자율로 관리하게 할 수도 있습니다. 또한 기준을 위반한 사실이 적발되는 경우, 인사상 불이익을 정할 수도 있습니다.

7. 근무 장소
리모트 워크의 핵심은 근무 장소의 변화입니다.
따라서, 리모트 워크에서 가장 중요한 근로조건의 변화는 ‘장소’인 것이죠. 회사는 근무 장소에 대한 기준이나 원칙을 정할 수 있습니다.

리모트 워크를 하더라도 자택이나 공유 오피스 등 지정된 장소에서만 가능한 것으로 할 수도 있고, 어떤 곳에서나 가능하게 할 수도 있습니다. 근무 장소의 변경 시에도 사전 보고와 승인을 거치는 경우, 사후 통보만 하는 경우, 완전 자율인 경우 등으로 운영할 수 있습니다. 이는 업무 특성이나 보안 등의 문제 또는 오프라인 대응 필요성 등에 따라 정할 필요가 있습니다.

이밖에도 기본적인 근무복장 가이드를 마련한다거나, 집중 근무시간 등의 기능적 시간을 부여하여 운영하는 등 관련된 여러 제도나 기준을 설정하여 운영할 수 있습니다. 또한 근무시간 등의 관리와 관련하여 선택근무제, 재량근무제 등 유연근무제의 활용은 제도적 안정성을 높이는 효과적인 방법이 될 수 있습니다.

우리 회사에 맞는 제도를 설정하는 것이 중요

잘 설정된 제도는 내 몸에 딱 맞는 옷을 입는 것처럼 직원들을 편하게 합니다.
자율적인 리모트근무 문화를 지향한다고 해서 아무런 기준과 제도 설정이 없는 것이 꼭 좋은 것만은 아닙니다.
조직이라는 곳은 다양한 사람들이 공동의 무언가를 해야하는 곳이기 때문에 기본적인 기준이나 가이드는 불필요한 갈등을 없애주고 보다 효율적인 협업이나 커뮤니케이션을 가능하게 해줍니다.

자율적인 근무 문화를 지향하지만 아직 현실은 시간과 노력이 필요한 경우라면, 현재의 모습에서 한 걸음만 앞서는 제도 설정이 좋겠습니다.
제도와 현재 환경과의 차이가 큰 경우, 효과보다 부작용이 발생되는 모습을 자주 봅니다.
또한, 현재의 모습에 딱 맞는 제도를 설정하는 것은 좀 아쉬움이 있습니다. 회사의 제도와 기준은 구성원들의 행동과 사고를 형성하는 측면이 있기 때문에, 방향과 가치를 담는 것이 좋다고 생각합니다.

리모트 워크라는 도구가 생기고 저마다의 방법으로 체험하고 있습니다.
이제 우리 회사의 환경이나 특성들과 가고자 하는 방향을 한 번 검토해보고 어떻게 조직에서 운영할 지를 고민하는 단계에 온 것 같습니다.
리모트 워크가 어떻게 작용하고 어떤 영향을 가져다 줄지 기대하는 마음으로 실행하며 새로운 방향을 모색합니다.

이 글은 플렉스웍의 제휴 업체인 IMHR의 글을 가공한 콘텐츠입니다.