새로운 업무 환경으로 이전하고 구현하는 데 있어 사람, 공간, 프로세스 관점에서 살펴봐야 하지만 가장 핵심적인 요소는 사실 사람입니다. Microsoft가 다양한 커뮤니케이션 툴을 제공하지만 디지털 환경, 하이브리드 업무 환경에서 사람들이 느끼는 어려운 부분들을 하나로 다 해결할 수는 없을 것 같습니다. 그래서 직원들을 중심에 놓고 사람들의 경험을 만들어 가는 과정을 지원하기 위한 솔루션으로 마이크로소프트는 직원 경험 플랫폼이 있습니다.

실제 Microsoft 는 전 세계 근로자들을 대상으로 매년 업무 환경에 대한 서베이를 진행하고 있습니다. 그 조사에 의하면 디지털 환경에서 직원의 경험을 만들어내는 데 핵심적인 6가지 요소가 필요한데요.

조직 내에서 내가 정서적으로 안전하게 일하면서 나의 개인 생활과 업무에 대한 밸런스를 가져갈 수 있게 하는 웰빙 관점
나의 동료와 매니저, 팀들과 유기적으로 연대되고 그들에게 긍정적인 피드백을 받는 사람들 간의 연결성 부분
담당하고 있는 업무가 우리 조직에서 우선순위를 가지고 드라이브하는 목표에 일치되어 있는지 그리고 내가 하고 있는 업무에 대한 피드백을 직접 내 매니저로부터 적극적으로 받고 그 부분에 대해 개선할 수 있는지에 대한 부분
업무 수행에 필요한 정보들에 쉽게 액세스하고 의사결정을 빨리 내려서 업무를 완수할 수 있는지, 그리고 이런 권한이 제대로 부여되어 있는지 부분
조직의 성장 발전과 함께 개인 역량 개발에 대한 학습의 기회 또는 배움의 기회들이 교육 시스템뿐 아니라 조직 내의 커뮤니티를 통해서 지원되고 있는지 부분
내가 하고 있는 일들이 조직의 성장 목표뿐 아니라 커뮤니티에 실질적, 긍정적으로 영향을 미치고 공헌하고 있는지 부분

그래서 직원 경험 플랫폼은 직원들이 조직 활동에 적극적으로 참여하고 조직에 있는 리더들과 함께 성공적인 디지털 문화를 만들어 갈 수 있도록 도와주는 경험 체계를 만드는 솔루션이라고 말씀드릴 수 있습니다.

MS 팀즈의 비바(Viva)는 4개의 모듈로 구성되어 있습니다.

▶ Connections 모듈

전세계를 대상으로 마이크로소프트(Microsoft)가 조사한 결과 60% 정도는 실제 원격근무로 전환된 이후 업무적으로 대화를 하고 있지만 팀과 내가 정말로 유대감을 가지고 연결되어 있다는 느낌이 덜하다, 그 부분이 느슨해졌다고 답했습니다. 조직 커뮤니케이션 관점에서 보면 회사 전체의 커뮤니케이션, 팀 단위의 커뮤니케이션 그리고 내가 속한 커뮤니티 또는 프로젝트의 virtual팀 커뮤니케이션 등 굉장히 다양한 채널들이 존재하는데요. 이 부분에 있어 커뮤니케이션 그룹별로 커뮤니케이션 목표를 달성하고 사람들이 참여할 수 있도록 하는 것이 비바 커넥션에서 제공하려고 하는 부분입니다. 대부분 회사 포털을 내부적으로 가지고 있지만 연결 부분에서 조금 다르게 접근하는 부분은 개인화된 경험을 제공한다는 것입니다. 그래서 조직 전체의 뉴스도 볼 수 있지만 개인적 피드를 통해서 내가 속한 커뮤니티 팀 단위에서 일어나고 얘기되고 있는 것들이 공유되고 사람들이 자유롭게 그 부분에 의견을 나눌 수 있도록 지원합니다. 그리고 내가 직접 오늘 수행해야 되는 업무 또는 내가 들어야 되는 교육 같은 것들이 개인화된 대시보드를 통해 나에게만 맞춤화 되어 보여지는 거죠.

그래서 두 사람의 화면을 보면 각각 화면이 다르게 나타납니다. 오늘 내가 해야 될 업무, 교육이 다 다르기 때문에 개별적인 화면을 보게 됨으로써 조직 전체의 커뮤니케이션, 팀 단위의 커뮤니케이션, 나의 업무와 관련된 부분에 대해서 조금 더 직접적으로 볼 수 있도록 Microsoft 가 지원해드리고 있습니다.

▶ Insights 모듈

온라인으로 전환하면서 전 세계적으로 디지털 번아웃이 이슈가 되고 있고 사람들이 집에 있지만 퇴근하고 싶다고 할 정도로 일과 삶의 경계가 좀 불분명해지는 어려움이 있었습니다. 실제 웰빙이 감소하고 업무 요구가 증가됐다고 느끼고 있습니다. 나의 생산성을 유지할 수 있도록 개인적으로 나의 웰빙을 챙겨야 될 필요가 있죠. 조직적으로도 일상업무를 통해 웰빙에 대한 데이터를 기반으로 정량화된 리포트를 만들고, 문제를 파악해 개선안을 도출하는 것이 필요합니다. 비바 인사이트는 개인화된 화면입니다. 개인 정보가 포함되어 있기 때문에 다른 사람이 볼 수 없는 화면입니다.

업무 집중시간이 필요할 때 미리 시간을 단위로 잡고 차단할 수 있다. : 매니저와 업무 얘기, 매니저로부터 코칭을 받는 적극적 커뮤니케이션이 필요한 경우
주기적으로 스케줄링 할 수 있고 피드백 받을 수 있다.
자신의 직무에 필요한 교육이 있을 때 해당 교육을 쉽게 볼 수 있다.
잠깐의 브레이크 타임, 디지털 퇴근 기능, 업무 마무리 및 플랜 할 수 있는 시스템이 있다.

팀을 관리하는 매니저에게 보여지는 화면도 있습니다. 우리 팀의 전반적인 웰빙 상태를 보여주는데 여기에는 개인 식별 정보는 포함되어 있지 않고 팀 전체 합산된 내용을 보여줍니다. 예를 들어서 우리 팀이 다른 팀에 비해 지금 업무가 과다하고 로드가 걸린다면 이 부분이 장기적으로 생산성에 문제가 될 수 있다는 것들을 미리 알려주고, 매니저가 팀에 어떤 액션들을 할 수 있을지에 대한 가이드들도 제공하고 있습니다.

또 조직 전체로 볼 때는 각각의 팀 응집도, 민첩성, 몰입도 같은 부분을 살펴봄으로써 어려움을 겪고 있는 팀은 없는지 별도의 지원이 필요한 조직은 없는지 등을 모니터링하게 합니다.

▶ Topics 모듈

회사에서는 많은 일들이 이뤄지는데요. 일하면서 우리는 정보를 찾는데 많은 시간을 소비합니다. 사람들이 하루에 1시간 정도는 기본적으로 정보 찾는 데 사용한다고 하는데요. Topics는 회사 내에 있는 콘텐츠 전문가의 지식을 조직 전체의 지식화하기 위해서 지원하는 모듈입니다. 예를 들어서 채팅 중에 ‘SOAR’라고 하는 단어가 올라왔어요.

예전 같으면 이게 무엇인지 물어보거나 어디 가서 찾아보거나 할 텐데 토픽화 되어 있는 경우는 마우스를 가져다 대면 해당 주제가 어떤 프로젝트인지, 해당 프로젝트에 참여하고 있는 사람들은 누구인지, 그와 관련된 문서는 또 어떤 것들이 있는지를 보여주고 이 단어와 관련해 사람들이 이미 질문했던 내용들도 볼 수 있습니다. 그리고 봇을 활용하기도 하는데요. 기존에 질문 되지 않았던 사항에 대해서 질문하는 경우 봇이 바로 답변을 주거나 답변이 없는 경우에는 자동적으로 봇이 전문가에게 해당 질문을 할당해 정보를 빨리 찾을 있도록 도와주는 기능이 있습니다. 또한 토픽과 관련된 여러 다큐먼트들을 모아서 볼 수도 있게 하고, 실제 조직 내부에 있는 관련 교육 콘텐츠도 같이 제공하고 있습니다. 조직 전체의 굉장히 중요한 토픽의 경우 해당 주제가 전체 지식으로 어떻게 퍼져 나가고 있는지에 대해서 모니터링 할 수 있는 도구들도 제공하고 있습니다.

▶ Learning 모듈

어떤 자동화 프로세스이든 새로이 개발되고 실행되는 툴들은 학습이 필요합니다. 그런데 학습에 필요한 시간 대비 우리가 낼 수 있는 시간은 매우 제한적입니다. 그래서 우리가 가능하면 학습을 일하는 중간에 따로 시간을 내서 배우는 게 아니라 내가 업무 중에 필요할 때 즉시 그 학습을 할 수 있도록 하는 것이 Learning 모듈의 목표입니다. 직무 관련 콘텐츠는 물론 회사에서 들어야 되는 교육, 그리고 나와 같은 직무 또는 유사 직무 종사자들이 추천하는 콘텐츠도 제공합니다. 콘텐츠를 공급하는 공급자는 여러 군데가 있습니다. 다양한 콘텐츠들을 큐레이션해서 사용자가 쉽게 참여할 수 있도록 도와주는 서비스입니다. 교육을 클릭했을 때 다른 웹 페이지로 넘어가 또 로그인하고 교육을 보는 것이 아니라 일상적으로 활용하고 있던 디지털 허브 안에서 교육을 이수할 수 있습니다. 교육 후 동료에게 바로 추천하고 싶다면 채팅을 이용해 교육 과정을 추천할 수도 있습니다.

팀 리더의 경우는 자신이 경험한 교육이 팀 프로젝트를 하는 데 있어 필요성을 느낄 때 해당 교육을 같이 학습하는 걸로 우리 팀에 지정할 수 있습니다. 그리고 결과에 대해 어느 정도 진행되고 있는지 모니터링할 수 있습니다. MS 팀즈를 통해 직원 경험 플랫폼에서 사람들과 소통하고 업무에 대한 인사이트를 얻으며 업무 진행에 필요한 전반적 서비스를 받을 수 있습니다.

편집 Flexwork
출처 마이크로소프트 (Microsoft) 오성미 팀장, 2022 일의 미래 리모트 워크 채용 박람회 & 컨퍼런스

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