Instructional Solutions 사는 20년 전부터 원격 근무를 시작한 이후 많은 변화를 겪었다고 합니다. 긴 시간 동안 원격 커뮤니케이션에 적응해 온 덕분에 원활한 의사소통 방법을 발전시킬 수 있었다고 하는데요,

오늘은 원격으로 의사소통하며 생산성과 연결성을 향상시키는 6가지 방법을 알아보도록 하겠습니다.

1. 적절한 프로그램 활용

기업의 가장 일반적인 실수 중 하나는 바로, 내부 커뮤니케이션을 이메일에 의존하는 것입니다. 이는 직원들에게 부담을 줄 수 있으며, 혼란을 가중시킬 수도 있습니다. 따라서 공지사항, 작업 및 대화 내용을 효율적으로 진행할 수 있는 프로그램이 필수적입니다. 대표적인 예로는 화상회의 및 화면 공유를 위한 Zoom 활용, 빠른 설명 비디오를 만들기 위한 Loom 활용 등이 있습니다.

이때, 어떤 프로그램을 선택하든 모든 멤버들이 적극적으로 사용할 수 있도록 권장하는 과정이 필요합니다. 전체 팀이 참여하지 않으면 의사소통이 원활히 이루어지지 않을 가능성이 높기 때문입니다.

2. 타임 블로킹 설정

원격으로 근무할 때, 업무 시간의 분리가 명확하지 않아 어려움을 겪는 경우가 있습니다. 이러한 문제점을 해결할 수 있는 좋은 방법은 바로 타임 블로킹입니다.

타임 블로킹은 스케줄을 일의 중요한 순서대로 우선순위를 정하는 방법입니다. 하루 중 가장 능률이 오르는 시간대에, 생산적이고 중요한 일을 할 수 있도록 업무시간을 특별히 설정하는 것이죠. 이렇게 별도로 지정한 시간 블록을 '집중 근무시간'이라고 합니다. 집중 근무시간을 통해 업무를 효과적이고 효율적으로 진행할 수 있습니다.

3. 업무 진행 상황 공유

업무 진행 상황을 공유하고 정기적인 미팅을 진행합니다. 현재 진행 상황에 대한 업데이트, 이번 주의 목표 등등 모든 팀원들이 업무를 공유하여 다른 사람이 어떤 업무를 진행하고 있는지 명확하게 이해할 수 있으며, 담당 업무가 많은 팀원은 업무를 조율할 수도 있습니다.

4. 공통 언어 구축

직장 내에서는 모두가 사용하는 단어가 비슷한 경우가 있습니다. 원격으로 근무하는 경우, 보다 재미있는 의사소통을 위해 '팀 고유의 언어'를 사용할 수도 있습니다. 이는 매우 간단하고 캐주얼하여 유용하게 이용할 수 있습니다. 다만, 신입사원도 참여할 수 있도록 배려해 주어야 합니다.

5. 커뮤니케이션 정책 재검토

기업마다 선호하는 커뮤니케이션 방법이 있습니다. 일부는 소규모 팀 회의를 좋아하며, 일부는 전적으로 이메일 소통에 의존할 수도 있습니다. 하지만 재택근무 형태로 전환하려면 현재 이루어지고 있는 조직 내 의사소통 정책을 다시 검토해 보아야 합니다.

새로운 원격 환경에서 팀이 정보를 공유하는 방법을 살펴보고, 원활한 업무를 장려하는 도구와 불필요한 관행을 단순화하는 데 시간을 할애해야 합니다.

6. 전화받는 것을 두려워하지 말 것

프로젝트 및 업무를 진행할 때 직접적인 대화가 필요한 경우가 있습니다. 여러 프로그램을 사용하여 원격으로 커뮤니케이션하는 것도 중요하지만 이는 그저 의사소통을 돕는 도구 중 하나일 뿐입니다.

원격으로 근무를 하는 데 있어 가장 적합한 매체 또는 채널을 선택하는 것은 매우 중요하며, 따라서 실시간으로 대화(전화) 하는 것이 필요할 수도 있다는 점을 잊지 마시길 바랍니다.

* 출처 * Instructional Solutions: Effective Remote Communication: How to Communicate with Your Team CoSo Cloud: Working Remotely Benefits Employers and Employees Instructional Solutions: The Pros and Cons of Asynchronous Communication

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