AI 자동화 전에 업무 흐름부터 그려야 하는 이유
AI 자동화를 시작하면 도구부터 찾기 쉽습니다. 가장 먼저 짚어봐야 할 것은?
"이 업무는 정말 자동화할 단계인가요?"
자동화는 마지막 단계입니다
일론 머스크는 2021년 Everyday Astronaut 인터뷰에서 개선 절차를 다섯 단계로 설명했습니다.
요구사항을 의심하고
불필요한 단계를 삭제하고
단순화·최적화하고
속도를 높인 다음
마지막에 자동화
정리되지 않은 절차를 자동화 해버리면 불필요한 일까지 빠르게 반복하며 시간이 허비됩니다. 그러므로 업무의 입력과 판단, 결과를 가장 먼저 살펴봐야 합니다.
혹시 무엇부터 자동화할지 모르겠다면 전부 적어 보세요
3~5일 동안 한 일과 소요 시간, 반복 주기, 사용한 자료, 사람의 판단이 필요한 지점을 기록합니다. 흐름을 찾기 어렵다면 AI에게 비슷한 업무끼리 묶어 달라고 요청해도 됩니다.
업무 하나를 시작점, 입력, 반복 단계, 사람의 판단, 결과, 예외 순으로 펼치면 기록이 흐름으로 바뀝니다.
AI의 분류는 답이 아닙니다. 누락된 것이 있는지 실패한 건 없는지 반드시 사람이 검토해야 합니다. AI는 업무 흐름을 찾는 조수이지 책임자가 아닙니다.
흐름을 단순화하고 후보를 고르세요
전체적인 흐름을 그렸다면 먼저 없애거나 합쳐도 될 부분들을 가지치기 하여 단순화 시킵니다. 남은 일 중 자주 반복되고 절차가 안정적이며, 실패해도 되돌리기 쉬운 업무가 자동화를 시작해 볼 수 있는 첫 단추입니다.
업무의 '가성비'는 자동화를 통해 절약되는 시간과 구축·검수·수정·복구 시간을 함께 계산해 판단합니다. 실제 업무 수행 시 해당 자동화를 적용하는 빈도 수가 낮거나 자동화의 판단 기준이 자주 바뀌는 업무는 직접 처리하는 편이 효율적일 수 있습니다.
작게 시작하고 계속할지 검증하세요
저는 Claude와 Codex에 긴 작업을 맡기고 생각날 때마다 완료 여부를 확인했습니다. 때로는 잊어버리기도 했고, 반대로 너무 자주 확인함으로써 다른 작업의 방해가 되었습니다. 다시 말하자면, `작업 요청 → 다른 업무 진행 → 완료 여부 반복 확인 → 결과 검수` 순서였습니다.
결국 자동화 업무는 AI 작업이 아니라 불필요한 반복 확인이었습니다.
예를 들어 Claude와 Codex가 입력을 기다리거나 작업을 끝냈을 때 실행되는 세션 훅을 시작점으로 삼았습니다. 작업 경로를 기준으로 프로젝트를 구분해 OS 기본 알림을 보냈습니다. 구현이 단순하고 깔끔해 이 방식을 선택했고, AI의 도움을 받아 30분 안에 만들었습니다.
이제 완료 여부를 거듭 확인하지 않아도 됩니다. 보고서 생성이나 파일 변환처럼 완료를 기다리는 업무에도 적용할 수 있습니다. 부서 동료들과도 공유해 함께 잘 사용하고 있습니다.
다만 도구가 공식 알림을 제공하면 직접 만든 자동화는 중단할 생각입니다. 유지보수할 이유가 사라지기 때문입니다.
좋은 자동화는 복잡한 기술이 아닙니다.
기록한 업무 흐름을 파악하고, 없애고 단순화한 뒤, 적합한 후보들부터 시작하면 되는 일입니다. 마지막으로는 투입된 시간과 에너지까지 감안하여 유지 여부를 판단해야 합니다.
오늘은 도구를 열기 전에 이번 주 업무부터 적어 보세요.
