최근 주 4일제 근무가 코로나19 이후 다시 주목받고 있습니다. 평일 중 하루를 쉬고 나흘만 회사에 나오거나 주당 근무 시간을 32시간으로 제한하는 형태의 '주 4일제'입니다. 이미 국내에선 '우아한 형제들'과 CJENM, 에듀윌 등이 이 같은 근무 형태를 도입하였는데요.

이는 세계적으로도 늘어나는 추세입니다. 벨기에와 스페인, 아이슬란드 같은 유럽 국가에서는 이미 주 4일 근무가 정착되었습니다. 미국 캘리포니아주 의회도 지난 13일, 임직원 5백 명 이상의 사업장에 적용할 '주 4일 근무제' 법안을 발의했습니다. 또한, 올해 6월 클라우드펀팅 플랫폼 킥스타터는 주 4일제를 실험적으로 도입하겠다고 발표하였습니다. 킥스타터 직원들은 주당 40시간 대신 32이시간 일하면서 전과 동일한 수준의 생산성을 달성해야 하며 동일한 임금을 받는다고 합니다.

연구에 따르면 일주일에 4일만 일했을 때 근무시간을 줄여도 생산성에 영향을 미치지 않으면서 직원들의 스트레스를 줄이고 웰빙을 개선할 수 있다고 합니다.

주 4일 근무제가 시행되면 어떻게 될까요? 하버드 비즈니스 리뷰에서 근무 시간 단축을 계획하고 시행 하려는 조직을 위한 6단계의 가이드를 만들었다고 합니다. 이 가이드를 통해 근무시간을 조정할 수 있는 회사라면 이 가이드의 권장사항을 적용할 수 있을 것입니다.

1단계 : 사고방식을 바꿔라

주 4일제가 성공하려면 리더가 근무시간만이 아니라 실제 생산성도 중시하도록 사고방식을 바꿔야 합니다. 리더는 직원들이 워라밸을 우선시한다는 이유로 불이익을 받을까 걱정하지 않게 해야 합니다. 그러려면 가장 먼저 일과 삶의 건강한 균형을 리더가 몸소 보여줘야합니다. 또 리더는 새로운 이니셔티브에 따르는 불확실성을 수용해야 합니다.

많은 관리자가 저지르는 첫 번째 실수는 파일럿 프로그램이 시작되기도 전에 일어날 수 있는 모든 문제를 예상하고 잠재적인 위험 요소를 모조리 제거하려는 것입니다. 물론 계획은 중요하지만 의사결정이 마비되는 것 어느 누구에게도 도움이 되지 않으며, 문제는 리더들의 비공개 논의가 아니라 시행착오를 통해서만 제대로 해결할 수 있습니다.

리더와 관리자는 새로운 계획이 모든 직원들에게 맞지 않을 수 있음을 인정해야합니다. 만일 한 직원이 퇴사한다면 새로운 문화를 기꺼이 받아들이는 다른 사람을 위한 자리가 생기는 셈이고, 결국 팀과 기업, 비즈니스가 강화되는 점을 잊지 말아야 합니다.

2단계 : 목표와 지표를 정하라

조직이 변화를 추진할 준비가 됐다고 판단하면 당장 계획을 짜서 실행해야합니다. 직원과 리더 모두가 수많은 중요한 의사 결정에 적극 참여해야하며, 이런 논의를 진행할 때 각자가 생각하는 목표와 관련해 파일럿 프로그램의 성공률을 측정하는 방법을 반드시 고려해야합니다. 여기서 직원의 만족도처럼 바뀌였으면 하는 부분의 결과와 고객 만족도와 생성처럼 바뀌지 않았으면 하는 부분의 결과도 포함해야 합니다.

3단계 : 대내외적으로 소통하라

목표와 지표를 정하였으면 그 다음 커뮤니케이션 계획에 대해 생각해보아야 합니다. 회사 안과 밖의 이해관계자들은 새로운 근무제 도입에 대해 여러 걱정을 하고 있을 가능성이 높습니다. 리더는 이런 걱정을 사전에 해결하는 것이 매우 중요합니다.

회사 내부에서의 리더는 새로운 방식을 시도하는 이유를 직원들에게 명확히 밝히고 직원들이 해고되거나, 월급이 줄거나, 유급휴가 같은 혜택이 줄어드는 일이 없다는 점을 확실히 알려야 합니다.근무시간을 단축함으로서 내부 프로레스와 규범을 일부 변경해야 할 수 있으므로 사전에 반드시 논의를 해야합니다. 또한, 조직마다 상황이 다르므로 더 짧은 시간에 더 많은 업무를 수행하는 방법을 찾을 수 있는 논의를 적극 장려야해야하며, 협업툴, 화상 회의 프로그램 등 새로운 도구를 도입하여 기존 회의의 효율성을 높이며, 불필요한 회의는 없애는 것이 좋습니다.

회사 외부적으로도 마찬가지이며, 근무시간 단축으로 영향을 받을 수 있는 고객, 파트너, 기타 이해관계자가 누구인지 파악하고 적적한 내부담당자와 협력하여 일정변경 사항이 명확하게 전달되도록 해야합니다.

4단계 : 파일럿 프로그램을 시행하라

의사결정을 하고 계획을 짜고 사람들에게 주 4일제 근무를 시행 하겠다고 알렸으니 이제는 행동에 나설때 입니다! 파일럿 단계에서의 목표는 처음부터 모든 걸 제대로 하는 것이 아니라 근무시간 단축을 위해 필요한 도구와 프로세스를 파악하는 것이라는 점을 기억해야합니다.

본격적인 파일럿을 시행할 때에는 적어도 2~3개월 정도 소요 될 것이며, 이 기간 동안 문제가 속속 드러날 것입니다. 문제가 발생하는 즉시 최선을 다해 해결 할 수 있도록 노력해야하며, 단 본적격인 솔루션은 파일럿이 끝난 이후에 가능할 수 있다는 점을 염두해 두어야 합니다. 또한, 업무 효율성을 높이기 위해 새로운 방법을 시도하는 직원들을 적극 지원해야합니다.

5단계 : 파일럿 프로그램을 평가하라

파일럿 프로그램을 완료한 다음 그 결과를 분석할 수 있는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 파일럿 프로그램이 직원들의 웰빙에 미친 영향을 이해하기 위한 정성적, 정량적 지표가 있습니다. 정성적으로는 그룹 인터뷰를 통해 주 4일 근무 경험에 대한 통찰을 얻을 수 있습니다. 또 직원들이 판단한 스트레스 수준과 일과 삶의 균형, 삶의 질의 추세와 변화를 더 형식화된 직무 만족도 조사를 통해 파악할 수 있습니다.

생산성과 관련된 지표는 팀에 따라 달라질 수 있으며, 이러한 데이터는 직원들이 업무를 최적화하는 방법을 이해하는 데도 매우 도움이 되며, 가장 중요한 것은 새로운 분석 방법을 고안할 필요가 없다는 점입니다. 세부사항은 조직에 따라 달라질 수도 있겠지만 평가 결과를 이해야하는 데 도움을 주는 보고서, 사례연구는 이미 많으며, 도움을 줄 수 있는 전문가와 협업하는 좋은 방법도 있습니다.

6단계 : 규모를 확대하고 반복을 멈추지 마라

주4일제 근무 파일럿 프로그램을 평가하고 드러난 문제를 해결한 다음에는 일정 변경을 영구화하는 조치를 취해야 합니다. 리더는 조직 문화에 새로운 관행을 심고, 과거의 습관에 다시 빠지지 않게 하며, 성공의 척도를 근무시간이 아닌 생산성에 맞추기 위해 전사적으로 노력해야합니다.

동시에 성공 지표를 장기적으로 추적하고 프로세스 추이를 살피며 조정하는 것이 중요합니다. 한 가지 효과적인 전략은 초기 파일럿 프로그램 결과를 분석한 뒤에도 직원이 주도하는 작업 세션과 포커스 그룹을 유지해서 계속되는 문제들을 파악하고 극복하는 데 도움을 얻는 것입니다. 이 통찰을 바탕으로 회사는 장기적인 전략 계획을 논의하는 월간회의를 신설해 직원들이 모두 우선순위 업무에 집중할 수 있도록 조취할 수 있습니다.

또한, 리더십 팀은 직원들이 적절히 업무에 집중할 수 있도록 부서를 재편성하고, 기존 팀의 업무 범위를 벗어나는 업무를 전담할 새로운 팀을 신설, 바빠지는 시기에는 직원들의 업무 부담을 줄이기 위해 계약직 또는 프리랜서를 고용할 수 있습니다.

근무시간 단축 정책을 확대하는 조직은 반드시 나름의 문제에 부딪칠 것입니다. 장기적인 정책에 성공하려면 지속적인 실험과 반복이 필요합니다.

지난 1년 반 사이 직장 규범은 근본적으로 변화하고 있으며, 우리는 그 두 시기의 경계에 서있습니다. 다시 말해 모든 상황이 제자리로 돌아가기 전에 업무 모델을 다시 조직하고 개편할 수 있다는 기회가 있다는 것입니다. 리더는 이 기회를 헛되이 보내지 말아야 하며, 변화를 만드는 일은 쉽지 않지만 주 4일제 근무 모델을 기꺼이 수용 하려는 리더는 이러한 방식이 그만한 가치가 충분하다는 사실을 알게 될 것입니다.

편집 Flexwork

출처 Harvard Business Review - A Guide to Implementing the 4 Day Workweek

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